Organisation assemblée générale

Commission Congrès & Cérémonies

 ORGANISATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

       I - GÉNÉRALITÉS :

       Ce document n'a pas la prétention d'être exhaustif. Il se veut avant tout un recueil d'idées et de conseils destinés à aider l'organisateur de l'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE de l'Union Départementale des Sapeurs-Pompiers du Loiret.

       Cette assemblée générale est le rassemblement de toutes les délégations de Sapeurs-Pompiers du Loiret, régulièrement convoquées.

       Il peut y avoir des Sapeurs-Pompiers extérieurs au département, notamment des représentants de la Fédération Nationale des Sapeurs-Pompiers de France ou de l'Union Sapeurs-Pompiers de la Région Centre.

       Il est nécessaire de disposer des installations suivantes:

-   Une salle d’environ 500 places assises pour la réunion 

-   Une tribune face à cette salle, pouvant permettre l’installation d’une table avec un minimum de 12 places de front, et pouvant contenir 30 places assises derrière cette tribune. 

-   Un pupitre à côté de la tribune

        En annexe il y a lieu de pouvoir disposer d'emplacements contigus pour :

- le bureau de vote comprenant une table avec 5 places assises et une urne 

- un poste pour la distribution des tickets de repas avec 2 places assises 

- un emplacement pour la distribution des commandes passées au trésorier général 

- un emplacement pour le trésorier adjoint.

- Une attention toute particulière doit être apportée à la décoration de la salle et un contact avec les organisateurs de l’assemblée précédente est toujours très bénéfique.

        II - RELATIONS AVEC LA PRESSE :

- Les contacts indispensables avec les correspondants locaux sont établis conjointement avec le chef de centre et le responsable de la commission de la communication. 

- Le programme de la manifestation est envoyé aux journaux locaux au moins quinze jours avant la date de celle-ci. 

- Les reporters-photographes qui souhaitent obtenir plus de renseignements sont dirigés vers la commission de la communication qui leur transmet les informations complémentaires à celles qu'ils auraient pu collecter de leur propre initiative. 

III - ACCUEIL DES DÉLÉGATIONS : 

-     L’accueil des délégations doit être organisé le matin dans un espace aménagé à cet effet. Un vestiaire peut compléter utilement les installations. 

-     Deux plantons, gradés de préférence et postés à l’entrée de la salle pendant toute la durée de l’assemblée, doivent être prévus pour l’accueil des autorités invitées. Ils indiquent l’arrivée de l’autorité et l’accompagnent jusqu’à un membre du bureau de l’union départementale. 

IV - RESTAURATION :

-     La salle destinée à la restauration des participants doit comporter environ 200 places et une cuisine doit être aménagée à proximité. 

-     Lorsque cette salle est la même que celle de la réunion, le changement de configuration doit pouvoir s’effectuer rapidement et aisément. Il faut, dès que possible, se mettre en relation avec un traiteur qui établira le menu. Celui-ci est laissé à l’appréciation de l’organisateur. Toutefois, il y a lieu de convenir rapport qualité/prix correct et il est judicieux de se référer à celui pratiqué l'année précédente. 

- Le Secrétaire Général de l'Union Départementale des Sapeurs-Pompiers du Loiret envoie en même temps que la convocation officielle un "coupon -réponse" (un par centre) à retourner directement, accompagné du règlement, à l'organisateur. 

- La liste des centres est fournie par le Secrétaire Général. 

- Les invitations officielles sont également envoyées par le secrétaire général et la liste de celles-ci est communiquée à l’organisateur avec l’indication du nombre de repas réservés. Le règlement de ces repas est effectué par le trésorier général de l'union départementale, à l'organisateur. 

- un système de contrôle est laissé à l'initiative de l'organisateur qui doit prévoir un bureau le matin pour remettre les tickets de repas (déjà vu au chapitre généralités). 

V - VIN D'HONNEUR : 

 - Il est de coutume, mais ce n’est pas obligatoire, de servir un vin d’honneur aux autorités invitées, aux élus et aux membres du Conseil d'Administration de l'Union Départementale des Sapeurs-Pompiers du Loiret. Le nombre total se situe autour de 40 à 60 personnes. 

 - La prise en charge financière est alors laissée à l'organisateur qui peut au besoin le faire offrir par la mairie,  par l'amicale du centre ou un autre mécène. Une salle de la mairie constitue un emplacement privilégié pour ce rafraichissement, cependant un autre emplacement peut convenir dés lors que son accès est filtré. 

 - En ce qui concerne les congressistes, se reporter au chapitre "Buffet - Buvette". 

VI - STATIONNEMENT DES VÉHICULES : 

 - A proximité de l'entrée de la salle de réunion,. il y a lieu de réserver une trentaine de places de parking pour les autorités. Trouver aux environs de la salle un parking pour environ 200 véhicules. 

 - L'accès à ce parking doit être fléché de toutes les directions qui en donnent accès dès l'entrée de la ville. 

 - Le personnel nécessaire au bon fonctionnement devra être mis en place dès 7h30. 

 VII - SONORISATION : 

 - Le matériel de sonorisation est mis à la disposition de l'organisateur par l’union départementale. 

 - La mise en place et l’exploitation de ces outils est assurée par des agents qualifiés désignés par l’union départementale. 

 VIII - SANITAIRES : 

 - Il y a lieu de prévoir des toilettes accessibles à tous, et de flécher si besoin en est. Il faut effectuer une discrète surveillance, afin qu'il ne manque rien.